Los oficios documentos son una parte esencial de la comunicación formal en instituciones públicas y privadas. Sin embargo, no siempre tenemos claro qué son exactamente, cuáles son sus características y usos principales.
En este artículo profundizaremos en todo lo relacionado al oficio como documento administrativo: desde su definición, pasando por sus tipos, partes, y la estructura que debe seguir para ser válido. También veremos algunos ejemplos y frases típicas que se utilizan. ¡Comencemos!
¿Qué es un oficio documento?
Un oficio es un documento formal utilizado para comunicar información o realizar solicitudes entre instituciones, departamentos o personas en un contexto profesional o legal. Aquí te presento un ejemplo de oficio:
[Membrete de la institución o empresa]
Oficio No. [Número de referencia]
[Ciudad], [Fecha]Asunto: Solicitud de informes financieros del departamento de contabilidad
De: [Nombre del remitente]
[Cargo del remitente]
[Departamento o institución del remitente]Para: [Nombre del destinatario]
[Cargo del destinatario]
[Departamento o institución del destinatario]Estimado/a [Nombre del destinatario],
Por medio del presente oficio, me dirijo a usted para solicitar formalmente los informes financieros correspondientes al segundo trimestre del año en curso, los cuales son requeridos para la elaboración del balance general de nuestra empresa.
Le agradecería que los informes solicitados sean enviados a mi oficina a más tardar el día [fecha límite], en formato digital y debidamente firmados por el responsable del departamento de contabilidad.
La información proporcionada será tratada con la confidencialidad necesaria y se utilizará exclusivamente para los fines mencionados anteriormente.
Agradezco de antemano su pronta atención a esta solicitud y quedo a la espera de los informes requeridos.
Atentamente,
[Firma del remitente]
[Nombre del remitente]
[Cargo del remitente]C.c.p. [Nombres de las personas a quienes se les enviará una copia del oficio]
Anexos: [Lista de documentos adicionales que se adjuntan al oficio, si los hay]
Este ejemplo de oficio incluye los elementos básicos que se deben considerar al redactar este tipo de documento, como el membrete, el número de referencia, la fecha, el asunto, los datos del remitente y destinatario, el cuerpo del oficio, la despedida formal, la firma y el nombre del remitente, así como la información sobre las copias y anexos, si corresponde.
Tipos de oficios según el destinatario
Existen dos grandes tipos de oficios documentos:
Oficios internos
Son enviados entre distintas instancias de una misma institución u organización. Por ejemplo, entre unidades administrativas de un mismo ministerio.
Se utiliza frecuentemente la comunicación vertical entre áreas de diferente nivel jerárquico.
Oficios externos
Van dirigidos a otras entidades, empresas o personas fuera de la organización emisora. Por ejemplo, un ministerio que envía un oficio a una empresa privada.
También puede darse entre instituciones públicas desimilar jerarquía. Por ejemplo, entre agencias de gobierno.
Nota: En los oficios externos se suele incluir una fórmula de saludo protocolar al destinatario (estimado señor, cordialmente, etc.)
Partes de un oficio
Todo oficio documento debe seguir una estructura estándar para ser válido. Estas son las principales secciones:
1. Encabezado
Identifica claramente el organismo emisor mediante membrete oficial, logo institucional y demás datos (dirección, teléfono, correo, etc).
Deja espacio en la esquina superior derecha para el sello de registro.
2. Destinatario
Señala a quién va dirigido el escrito: nombre, apellidos, cargo y entidad.
Si son múltiples los destinatarios, se deja en puntos suspensivos (...)
3. Referencia
Información contextual sobre el oficio:
- Número de referencia (opcional)
- Asunto/motivo del escrito
- Fecha y lugar de emisión
- Expediente relacionado (de haberlo)
Permite al destinatario ubicarse rápidamente sobre el tema en cuestión.
4. Saludo inicial
Fórmula de cortesía al iniciar la comunicación (solo en oficios externos):
- Estimado Sr./Sra.
- Distinguido XXX:
5. Cuerpo del texto
Es la parte central que contiene el mensaje que se desea transmitir.
Puede contener:
- Introducción: presenta brevemente el motivo de la comunicación
- Desarrollo: explicación detallada del tema
- Conclusión: síntesis o recapitulación final, puede incluir solicitudes o pedidos formales
Características:
- Lenguaje formal, claro y conciso
- Párrafos cortos y precisos
- Enfoque en un solo tema relacionado con el expediente
6. Fórmula de despedida
Expresión de cortesía al final del documento (solo en oficios externos), por ejemplo:
- Atentamente
- Saluda atentamente
7. Firma
Firma autógrafa o digital de la autoridad facultada para suscribir el escrito.
Debe incluir:
- Nombre y apellido
- Cargo que ocupa
8. Lugar y fecha
Especifica el lugar de emisión y la fecha exacta con el formato día/mes/año.
Importante: Si se utiliza firma electrónica, no es necesario incluir estos datos.
Usos y redacción de un oficio
El lenguaje utilizado en los oficios debe seguir ciertas pautas para cumplir con su función comunicativa:
-
Es formal e impersonal:
- No uses pronombres personales (yo, tú)
- Emplea tercera persona del singular (usted)
-
Recurre a un registro estándar culto:
- Usa términos precisos
- Evita tecnicismos o jerga excesiva
- No abuses de extranjerismos
-
Redacta con lenguaje claro, directo y conciso para facilitar la comprensión
-
Para el emisor, usa formas como:
solicito,comunico,informo. -
Los párrafos deben ser breves y centrarse en una idea.
-
La información debe estar respaldada con datos/cifras para darle peso.
Ejemplos de redacción en un oficio:
«Mediante la presente, solicito se sirva remitir la documentación requerida en el Expediente N°xxx en un plazo no mayor a 5 días hábiles para continuar con el trámite correspondiente».
«Comunico a Usted que, de acuerdo al Art. xxx de la Ley xxx, no es posible dar curso a su solicitud según los argumentos expuestos previamente».
Presta mucha atención al redactar oficios, cualquier falta puede disminuir la validez de su contenido.
Tipos de oficios según su contenido
Más allá de su destinatario, existen algunas variantes de oficios documentos según su contenido y propósito:
Oficio múltiple
Envía un mismo escrito a múltiples destinatarios. En lugar de los datos del receptor, se incluye la palabra “distribución”.
Por ejemplo: A todas las sedes regionales de una empresa.
Oficio de transcripción
Permite emitir resoluciones, directivas, circulares u otros documentos administrativos de manera rápida.
Se transcribe el mismo texto en diferentes oficios sin necesidad de redactar nuevamente.
Oficio-informe
Presenta de forma oficial los resultados de estudios, investigaciones, inspecciones, entre otros.
Es decir, comunica formalmente una serie de datos e información considerada relevante sobre algo.
Por ejemplo: informes periciales, de auditoría, estadísticas internas, etc.
Tip: Puedes adjuntar documentos anexos para reforzar el contenido de un oficio.
Oficio citatorio
Se utiliza por instituciones administrativas o judiciales para citar oficialmente a una persona a comparecer ante la autoridad sobre algún asunto.
Indica expresamente día, hora y lugar de la citación.
Ejemplos de frases típicas en oficios
Al redactar oficios administrativos existen algunas frases y formulaciones muy típicas:
- De acuerdo con…
- En respuesta a su escrito…
- En relación a …
- Le comunico que…
- Se envía adjunto…
- De conformidad con el Art. XX …
- Para su conocimiento y efectos…
Entre otras. Memoriza estas frases modelo para elaborar tus propios oficios de forma sencilla y efectiva.
Ventajas del oficio como documento administrativo
El oficio es el documento administrativo más utilizado por todas las instituciones por las siguientes razones:
- Versatilidad: Sirve para múltiples tipos de comunicaciones formales.
- Rapidez: Permite contactar directamente a los interesados.
- Economía: Evita gastos de envío de otras comunicaciones.
- Formalidad: Es ideal para temas legales/administrativos que requieren registro documental.
- Eficiencia: Optimiza tiempos al poder enviar el mismo escrito a múltiples destinatarios.
Por todo esto se ha convertido en una pieza clave de la comunicación institucional. Conocer sus características y usos adecuados es indispensable para cualquier administrador moderno.
️ «El oficio es el documento administrativo más utilizado dentro de la correspondencia institucional y, por tanto, esencial en la comunicación escrita interpersonal de la Administración».
Casos y ejemplos de oficios
Para comprender mejor sus usos, veamos algunos ejemplos y casos típicos de aplicación de los oficios:
Caso 1: El Ministerio de Educación necesita solicitar datos estadísticos sobre deserción escolar al Instituto Nacional de Estadísticas (ente gubernamental autónomo) para elaborar nuevas políticas educativas.
Se elabora un oficio externo dirigido al Presidente del Instituto Nacional de Estadísticas para solicitar formalmente los datos requeridos en un plazo de 10 días hábiles. Se espera recibir la información por el mismo medio.
Se podrían adjuntar documentos extra con más detalles sobre qué datos específicos se necesitan.
Caso 2: La Municipalidad de Lima enviará el mismo comunicado a todas las sedes distritales sobre nuevas regulaciones en los procedimientos para las licencias municipales de funcionamiento.
Se elabora un oficio múltiple dirigido a «Distribución» que es enviado mediante correo electrónico a los encargados de todas las sedes. De esta manera se informa rápidamente los cambios sin necessidad de realizar envíos individuales.
Caso 3: La Contraloría General de la República realizó una auditoría especial a un programa social del Estado. El Superintendente a cargo debe comunicar los resultados al Ministro responsable.
Redacta un oficio-informe dirigido al Ministro detallando los hallazgos, observaciones y conclusiones del estudio, así como las recomendaciones finales para mejorar la gestión del programa.
Se trata de un documento completo que permite registrar dichos resultados de la auditoría dirigidos expresamente al funcionario competente.
Como vemos, los oficios tienen aplicaciones muy variadas en el campo administrativo, por lo que dominar su uso es indispensable para cualquier organismo.
Precauciones al elaborar oficios documentos
Si bien el oficio facilita la comunicación institucional, es importante tener ciertos recaudos al elaborarlos:
Evita exponer información confidencial innecesariamente
No incluyas comentarios subjetivos u opiniones personales
Asegúrate de dirigirlos al destinatario indicado
No enviés archivos con virus o malware adjuntos
Revisa minuciosamente su contenido antes de su envío
Un error en estos documentos puede tener graves consecuencias administrativas o legales según el caso. Debes ser especialmente cauto y responsable.
Consulta también los reglamentos y pautas internas de comunicación escrita establecidas en tu institución.
Perfecciona tus habilidades en redacción de documentos formales
Escribir un oficio efectivo que cumpla su cometido requiere cierta práctica y conocimiento de algunos tips de redacción formal:
Usa plantillas preestablecidas
Muchas instituciones cuentan con formatos, manuales o plantillas para sus documentos internos como garantía de calidad. Úsalas como base.
Cuida ortografía y gramática
Revisa exhaustivamente la corrección lingüística de tu documento. Un solo error puede restar seriedad.
Busca retroalimentación
Antes de enviar un oficio importante, pide a un colega o superior que lo revise y corrija si fuera necesario.
Analiza modelos
Observa oficios administrativos modelos para interiorizar sus estructuras discursivas. Identifica tanto aciertos como errores.
Domina el arte de la comunicación institucional escrita con estos útiles consejos. ¡Éxitos!
