La carta a quien corresponda es un tipo de comunicación escrita dirigida a un destinatario desconocido o no especificado. Se utiliza cuando no se tiene claro a quién va dirigido el mensaje, por lo que se emplea un encabezado y saludo genérico como «A quien corresponda».
Este formato es muy útil para realizar solicitudes formales, presentar quejas o reclamos, postularse a empleos y comunicarse con entidades cuando no se conoce el nombre del receptor.
En este artículo aprenderás qué es y para qué sirve una carta a quien corresponda, los principales elementos que debe incluir, recomendaciones para redactarla de forma efectiva y una guía paso a paso para crear este tipo de cartas en Word aprovechando las múltiples ventajas que ofrece el procesador de textos.
Carta a quien corresponda
Fecha: 4 de febrero de 2024
A quien corresponda,
Estimados señores,
Me permito dirigirme a ustedes con el fin de expresar mi interés en [motivo de la carta, por ejemplo, aplicar a una vacante, solicitar información, etc.].
En relación con lo anterior, me gustaría destacar [detalles relevantes sobre tu solicitud o el motivo de tu carta]. Estoy convencido(a) de que mi experiencia y habilidades pueden ser de gran valor para su organización.
Adjunto a esta carta, encontrará [documentos adjuntos, si aplica, como CV, certificados, etc.]. Quedo a su disposición para ampliar cualquier información o para concertar una entrevista en la que poder discutir personalmente cómo puedo contribuir a su equipo.
Agradezco de antemano su atención y espero tener la oportunidad de colaborar con su estimada entidad.
Atentamente,
[Tu nombre]
[Tu cargo o relación con el asunto (si aplica)]
[Tu información de contacto: número de teléfono, dirección de correo electrónico]
Descargala aqui
¿Qué es una Carta a Quien Corresponda?
Una carta a quien corresponda, también conocida como comunicación o correspondencia a quien pueda interesar, es aquella que no tiene un destinatario específico, sino que se dirige a la persona, empresa u organización a la que pueda concernirle el contenido de la misma.
Es un tipo de comunicación escrita a quien corresponda dirigida a un destinatario desconocido o no especificado. Se utiliza cuando no se conoce el nombre preciso o cargo de la persona que recibirá el mensaje, por lo que en lugar de un nombre, se emplea un encabezado y saludo genérico como «A quien corresponda«.
Por lo general, este formato se utiliza cuando se requiere comunicar algo, pero no se tiene claro quién es la persona indicada para recibir dicho mensaje. Por ello, se redacta la carta de forma general, para que sea leída por quien resulte concernido por el contenido.
Propósito y Usos Comunes de este Formato
La carta a quien corresponda es una herramienta de comunicación muy útil cuando necesitamos transmitir un mensaje o realizar una solicitud a una persona o departamento específico dentro de una organización, pero desconocemos el nombre o cargo exacto del destinatario. El principal propósito de utilizar este formato es asegurarnos de que nuestra misiva llegue a las manos adecuadas, sin requerir una identificación previa del receptor. Así, la carta podrá ser redirigida internamente hasta alcanzar al responsable de atender nuestra petición o inquietud. Este enfoque pragmático nos permite ahorrar tiempo y esfuerzos, a la vez que aumenta las posibilidades de obtener una respuesta oportuna y satisfactoria..
Esta modalidad resulta muy útil en situaciones como:
- Presentar una queja u observación sobre algún bien recibido o servicio contratado, cuando no se conoce quién es el encargado.
- Realizar una solicitud de información a alguna empresa o entidad pero no se tiene identificado el área o responsable que maneja ese tipo de requerimientos.
- Postularse a empleos o vacantes cuando no se dispone del nombre del reclutador o líder de talento humano.
- Comunicarse con cualquier organización para solicitar algún documento, certificación o trámite sin necesidad de identificar de antemano a quién dirigirse.
En todos estos casos, el empleo de una comunicación dirigida «a quien corresponda» permite transmitir el mensaje a quien resulte competente en el tema, sin importar su nombre, cargo o área donde se desempeñe.
Ventajas de Usar Formato Word
Si bien las cartas a quien corresponda se pueden redactar en cualquier procesador de textos, utilizar Word presenta algunas ventajas que vale la pena aprovechar, tales como:
- Contar con plantillas prediseñadas que sirven como punto de partida para estructurar este tipo de comunicaciones de forma rápida y sencilla.
- Aprovechar las múltiples herramientas de edición disponibles para mejorar el formato, alineación, márgenes, interlineado y demás detalles de presentación.
- Utilizar elementos como tablas, listas, viñetas y numeración para organizar mejor la información dentro de la carta.
- Combinar correspondencia mediante la función de Word que permite personalizar comunicaciones masivas reemplazando campos según el destinatario.
- Realizar una revisión ortográfica y gramatical automatizada antes de imprimir o enviar.
- Llevar un Control de cambios con registro de modificaciones realizadas por varios colaboradores.
- Dejar o recibir comentarios con retroalimentación sin alterar el contenido.
- Contar con capacidad de almacenar la carta como plantilla para futuras ocasiones.
Como puedes ver, preparar cartas a quien corresponda en Word no solo es sencillo sino que permite sacar el máximo provecho a funciones útiles de edición, revisión y colaboración.
A continuación te explicamos paso a paso cómo redactar este tipo de comunicación escrita de forma efectiva aprovechando todas las bondades que te brinda el procesador de textos de Microsoft.
Cómo Crear una Carta a Quien Corresponda en Word
Crear una carta a quien pueda interesar o corresponda en Word es bastante directo y práctico gracias a las múltiples funciones con las que cuenta este reconocido software. Te mostramos el proceso en 5 simples pasos:
1. Elige una Plantilla Base
Lo primero que debes hacer es elegir una plantilla prediseñada de Word que sirva como punto de partida para estructurar una carta formal a quien corresponda.
Para ellos sigue estos pasos:
- Abre Word
- Ve a la pestaña Archivo
- Selecciona Nuevo
- Escoge Cartas y Correspondencia Formal
- Identifica alguna plantilla que se adapte a tus necesidades
Al seleccionar una plantilla contarás con el formato inicial listo, bastará con que insertes tu contenido.
2. Define el Encabezado y Saludo Genérico
En el encabezado de la carta a quien corresponda debes utilizar una frase genérica como «A quien pueda interesar» o «A quien corresponda» en lugar de incluir un nombre en específico.
Esto le indica a cualquier persona que lea el documento que su contenido o solicitud no va dirigida a alguien en particular, sino a todo aquel que esté relacionado con el asunto mencionado.
En el saludo también es recomendable emplear frases sin nombre como:»Estimado señor o señora» o «Muy señores nuestros«. De esta forma se refuerza que la comunicación se emite sin tener identificado al receptor.
3. Redacta el Cuerpo de la Carta
En el contenido principal de la carta a quien le pueda interesar debes expresarte con claridad sobre el motivo de tu comunicación, solicitud o queja. Ten en cuenta estos tips para redactar un mensaje efectivo:
- Sé breve y directo: Ve al grano desde la primera oración sobre el objetivo específico de tu carta sin dar rodeos innecesarios.
- Cuida el tono formal: Mantén un estilo serio y educado propio de comunicaciones formales, evitando un lenguaje coloquial o exageradamente protocolario.
- Aporta detalles relevantes: Para contexto puedes mencionar fechas, lugares y cualquier referencia que permita entender mejor tu situación y petición.
- Enfócate en lo prioritario: Centra el contenido en plantear 1 o 2 temas puntuales en lugar de extenderte abarcando múltiples solicitudes y asuntos secundarios.
- Ofrece información de respaldo: Si tienes algún documento o evidencia que sustente tu solicitud, menciona que estarás adjuntándolo.
**4. Incorpora Datos de Contacto **
En la parte inferior de la carta, justo antes de la despedida y firma, es clave que anotes tus datos de contacto completos, incluyendo:
- Nombres y apellidos
- Dirección física
- Número telefónico
- Correo electrónico
Lo anterior permitirá que cualquier persona interesada en tu comunicación pueda responderte sin inconvenientes.
5. Finaliza con una Despedida Formal
Para terminar tu carta a quien le incumba utiliza una despedida formal como «Atentamente» e incluye tu firma abajo junto con tu nombre completo.
Un último tip, si vas a enviar la carta impresa, no olvides poner la fecha actual y alguna referencia como número de caso o solicitud en la parte superior, justo debajo del encabezado. Esto facilitará su gestión y trazabilidad.
Elementos Opcionales a Incluir en Word
Además de los pasos básicos para redactar una comunicación escrita tipo «a quien ataña», Word te permite enriquecer su formato y distribución mediante prácticas funciones:
Insertar Logotipo y Membrete
Si deseas que tu carta luzca de forma más profesional, puedes insertar el logo y membrete de tu empresa u organización. Para ello:
- Ve a Insertar
- Da clic en Encabezado
- Selecciona Imagen Prediseñada
- Escoge la opción De Organización
- Elige el estilo deseado
También es posible añadir una imagen de tu preferencia.
Crear Tablas y Viñetas
Las tablas resultan muy útiles para organizar información en filas y columnas dentro de la comunicación. Por su parte, las viñetas automaticas facilitan enumerar elementos o listados manteniendo una secuencia ordenada.
Ambos recursos se encuentran disponibles en las pestañas de Insertar o Diseño de Word.
**Combinar Correspondencia **
La función combinar correspondencia te permite crear comunicaciones masivas personalizando campos según el destinatario, como nombre, dirección, saludo, etc. De este modo, una misma carta a quien corresponda puede enviarse automáticamente a múltiples contactos.
Activar Revisión Ortográfica
Es esencial revisar la ortografía antes de emitir tu carta, por lo que te sugerimos activar esta función ubicada en la pestaña Revisar de Word para detectar de forma automática errores tipográficos y proponer correcciones.
Agregar Control de Cambios y Comentarios
Si trabajas de forma colaborativa en la redacción de la comunicación, resulta muy útil habilitar el control de cambios y comentarios. El primero registra cualquier modificación realizada sobre el documento original para llevar traza de ajustes por autor.
El segundo consiste en dejar retroalimentaciones al margen sin alterar el cuerpo del mensaje, únicamente marcándolos como anotaciones.
Consejos para Redactar una Carta Efectiva
Además de los pasos detallados sobre cómo crear una carta a quien pertinente en Word, toma en cuenta estos consejos extras para redactar un mensaje convincente:
- Emplea un lenguaje claro, eligiendo bien los términos para que tu solicitud o planteamiento sea fácil de comprender. Evita tecnicismos innecesarios.
- Cuida tu ortografía y gramática. La pulcritud en la redacción refleja el interés y seriedad de tu comunicación.
- Personaliza lo más que puedas el mensaje, para que no luzca como algo genérico y masivo sino escrito exclusivamente para ese receptor.
- Destaca desde el primer párrafo cuál es el punto central o solicitud prioritaria que deseas transmitir.
- Si tu carta es enviada en físico, no olvides poner la fecha actual y alguna referencia numérica en la parte superior para identificarla fácilmente.
- Utiliza un lenguaje positivo en lugar de sonar exigente o muy insistente con la solicitud que estás realizando.
- Refuerza la formalidad utilizando un saludo y despedida tradicional de comunicaciones formales en lugar de expresiones demasiado genéricas.
Preguntas Frecuentes
A continuación, planteamos respuestas a algunos de los principales cuestionamientos que suelen surgir en torno a la redacción de comunicaciones escritas al destinatario que corresponda:
¿Qué es una carta a quien corresponda?
Es aquella que no tiene un destinatario específico, sino que se dirige a la persona, empresa u organización a la que pueda concernirle el contenido de la misma utilizando un encabezado y saludo genérico como «A quien corresponda».
¿Para qué sirve una carta a quien corresponda?
Para realizar cualquier tipo de solicitud formal, presentar quejas o reclamos, postularse a empleos y contactarse con entidades cuando no se conoce el nombre preciso del receptor al cual debe dirigirse el comunicado.
¿Cuándo se debe usar?
Cuando no se tiene claro el nombre o cargo preciso de la persona que recibirá y gestionará la solicitud o información que se desea transmitir.
¿Cómo se estructura?
Con un encabezado y saludo genérico del tipo «A quien pueda interesar». En el contenido se expresa de forma directa y breve el motivo de la comunicación. Y se finaliza con una despedida formal y datos completos del remitente.
¿Qué detalles importantes debe llevar?
- Información de contacto del remitente
- Fecha de emisión (en versión impresa)
- Referencia o número de consecutivo (en versión impresa)
- Firma junto al nombre completo
- Detalles o anexos que sustenten la solicitud
¿Qué beneficios tiene usar Word para cartas?
Permite aprovechar plantillas prediseñadas, aplicar formato profesional al documento, utilizar tablas y viñetas para organizar contenidos, revisar ortografía de forma automática, dejar comentarios entre colaboradores y almacenar el modelo para futuras comunicaciones.
¿Qué elementos opcionales se pueden incluir?
- Logotipo y membrete de la empresa
- Tablas
- Viñetas y listados numerados
- Control de cambios y comentarios (funciones colaborativas)
¿Cómo hacer una carta a quien corresponda efectiva?
Siendo breve y directo desde la primera oración, cuidando un tono formal pero no exagerado, centrándose en 1-2 puntos clave, aportando detalles relevantes de contexto, destacando lo prioritario y utilizando un lenguaje positivo con adecuada ortografía.
¿Cómo guardar la carta como plantilla reusable?
Una vez finalizada la carta en Word, selecciónala completa, ve al menú Archivo, escoge Guardar como, en el tipo elige Plantilla de Word (.dotx) y en nombre asigna uno acorde a ese modelo de comunicación formal.
Recomendaciones Finales
El uso de comunicaciones escritas «a quien corresponda» resulta muy efectivo para realizar solicitudes y trá
mites sin necesidad de conocer previamente el nombre o cargo del receptor. Aprovechar el formato Word para su elaboración no solo facilita la redacción sino que permite sacar mayor provecho a útiles prestaciones de este reconocido procesador de textos.
Te sugerimos tener en cuenta estos últimos consejos prácticos:
- Guarda la carta como plantilla en Word después de finalizarla para poder reutilizar ese formato rápidamente en futuras ocasiones.
- Personaliza lo más posible el contenido para que se sienta única y no como algo masivo y genérico.
- Si imprimes la comunicación, numerar copias y llevar un registro te permitirá hacer seguimiento a las respuestas.
- Envía copias a múltiples áreas si no tienes certeza de quién es el DIRECTO responsable de atender tu solicitud en específico. Alguna llegará a la persona indicada.
- Una vez identifiques al receptor apropiado, podrás dirigirte a él por su nombre en futuras comunicaciones.
En , sabiendo cómo redactar este tipo de misivas aprovechando todas las bondades del editor de textos de Microsoft, contarás con una alternativa efectiva para comunicarte formalmente con cualquier organización sin necesidad de conocer desde el inicio al destinatario preciso.
Recuerda mantener siempre un estilo claro, educado y breve para expresar el propósito de tu carta, así sea genérica, para garantizar una gestión adecuada por el área o persona competente en cualquier compañía.
¡Atrévete a implementar estas recomendaciones y sacar el máximo provecho de Word al momento de crear tus cartas formales tipo «al que le pueda interesar o importar»!
