La carta patronal para el IMSS es un documento emitido por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) que sirve para acreditar el registro de un patrón o empresa ante dicha institución.
Indica que el patrón está inscrito en el IMSS y al corriente con sus obligaciones, por lo que los trabajadores tienen derecho a las prestaciones de seguridad social, como atención médica, medicinas, incapacidades y prestaciones económicas.
Cumple también con la función de permitir el acceso de los trabajadores a los servicios médicos y prestaciones en dinero del IMSS, al comprobar su relación laboral con ese patrón en particular.
Es un documento indispensable dentro de cualquier empresa u organización que tenga trabajadores, ya que acredita el cumplimiento de las aportaciones patronales ante el IMSS. Debe renovarse periódicamente.
Explicación de su función y propósito
La carta patronal para el IMSS permite a los patrones comprobar que están al corriente con sus obligaciones ante el Instituto, entre las cuales están:
- Inscripción en el Régimen Obligatorio del Seguro Social
- Registro de los trabajadores
- Pago oportuno de las cuotas obrero patronales
- Cobertura de las prestaciones de la Ley del Seguro Social
De esta forma, la carta patronal funciona como una constancia que tiene validez ante el IMSS para acreditar que la empresa o patrón están cumpliendo con lo que establece la ley en materia de seguridad social.
Su propósito principal es permitir a los trabajadores el acceso a los servicios médicos, prestaciones económicas y sociales que otorga el IMSS. Este acceso está condicionado a que el patrón esté al corriente con sus obligaciones.
Por lo tanto, la posesión de este documento es de vital importancia tanto para empleadores como para trabajadores.
Breve contexto sobre el IMSS y sus procedimientos administrativos
El IMSS es un organismo público descentralizado federal que administra el Seguro Social de los trabajadores en México.
Fue creado en 1943 a través de un decreto por el entonces presidente Manuel Ávila Camacho, con el propósito de garantizar el derecho a la salud, la asistencia médica, la protección de los medios de subsistencia y los servicios sociales para la población trabajadora del país y sus familias.
En materia administrativa, el IMSS cuenta con una serie de procedimientos para llevar a cabo sus funciones de recaudación de cuotas y otorgamiento de prestaciones. Entre estos procedimientos relevantes para patrones se encuentran:
- Inscripción y registro de empresas
- Altas, bajas y modificación de salarios de trabajadores
- Emisión de la carta patronal
- Determinación y pago de cuotas
- Requerimientos de pago y embargo
Estos procedimientos están normados por la propia Ley del Seguro Social, su Reglamento en Materia de Afiliación, y otra normatividad interna del IMSS. Es importante que patrones y empresas los conozcan a fondo.
Derechos del patrón dentro del Procedimiento Administrativo de Ejecución del IMSS
Cuando un patrón o empresa incumple con la entrega oportuna de las cuotas obrero patronales ante el IMSS, este organismo inicia un procedimiento administrativo de ejecución para su cobro.
Este procedimiento debe respetar ciertos derechos de los patrones:
La «Carta de Derechos del Patrón» detalla las formalidades que debe seguir el IMSS en sus requerimientos de pago
Explica los plazos y términos que tiene el Instituto para emitir un requerimiento de pago y en su caso, orden de embargo. El patrón puede oponerse al procedimiento si no se cumplen.
También establece los medios legales e instancias ante las cuales el patrón puede inconformarse en caso de irregularidades.
Finalmente, señala la obligación del IMSS de suspender el procedimiento administrativo de ejecución si el patrón demuestra que el crédito fiscal está prescrito o es improcedente.
Explica garantías de seguridad jurídica y legalidad para el patrón
La Carta de Derechos del Patrón detalla obligaciones específicas del IMSS en cuanto a fundamentación y motivación de sus resoluciones y actos administrativos dentro del procedimiento de cobro forzoso a patrones.
Estas obligaciones garantizan la certeza jurídica, la legalidad, la objetividad y el debido proceso para el patrón. De no cumplirlas, los actos pueden impugnarse y declararse nulos ante el Tribunal Federal de Justicia Administrativa.
Por lo tanto, funciona como una medida de protección de derechos y brinda seguridad jurídica al patrón sujeto al procedimiento administrativo de ejecución. Le permite cerciorarse de la legalidad del proceso e inconformarse oportunamente.
Contenido y alcance de la carta patronal del IMSS
La carta patronal del IMSS es un documento informativo que se emite a los patrones sobre sus derechos frente a las autoridades del Instituto Mexicano del Seguro Social.
Es un documento informativo sobre derechos de patrones y sujetos obligados
Contiene los aspectos esenciales relacionados con los derechos de todo patrón o sujeto obligado, en su carácter de contribuyente al régimen obligatorio del Seguro Social.
Informa sobre los procedimientos de inscripción, vigilancia del cumplimiento de obligaciones, determinación, liquidación y recaudación de cuotas obrero patronales.
Además,cubre lo relativo a la imposición de multas, recursos administrativos, medios de defensa, instancias competentes y puntos resolutivos que puedan favorecer al patrón.
Se emite cuando se requiere pago de cuotas obrero patronales adeudadas
Generalmente esta carta se entrega cuando el IMSS requiere y ordena el pago de cuotas obrero patronales omitidas por error, dolo o mala fe del patrón o sujeto obligado.
También cuando determina la existencia de créditos fiscales a cargo del patrón después de practicar auditorías o revisiones a sus expedientes.
Cubre principales derechos en el Procedimiento Administrativo de Ejecución
Explica los plazos con los que cuenta el IMSS para emitir la resolución del crédito fiscal.
Indica los requisitos previos que debe cumplir el Instituto antes de ordenar el embargo o ejecución sobre bienes del patrón.
Finalmente, señala recursos administrativos y medios de defensa ordinarios que puede hacer valer el patrón cuando considere afectados sus derechos o intereses legítimos durante el procedimiento.
Uso de formatos para solicitar declaratoria de caducidad o prescripción
Cuando han transcurrido los plazos de caducidad o prescripción que señala el Código Fiscal de la Federación, el patrón puede solicitar al IMSS que declare la extinción de los créditos fiscales exigidos.
Se pueden utilizar formatos IMSS cuando se reclaman créditos prescritos
El Instituto pone a disposición formatos como el IMSS-02-001 en su modalidad «F» para que los patrones puedan presentar su solicitud de declaratoria de prescripción de los créditos determinados.
Este formato debe acompañarse de las pruebas documentales que demuestren fehacientemente que han transcurrido los plazos de 5 años indicados en los artículos del Código Fiscal de la Federación.
Descripción de los formatos IMSS-02-001 Modalidad F
El formato IMSS-02-001 Modalidad F permite a los patrones solicitar al Instituto Mexicano del Seguro Social la declaratoria de prescripción de los créditos fiscales que tenga determinados en su contra, cuando hayan transcurrido los 5 años que señala el artículo 146 del Código Fiscal de la Federación.
En este formato se incluyen los datos generales del patrón como nombre, denominación o razón social, Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y Registro Patronal asignado.
También debe señalarse el periodo al que corresponden los créditos fiscales cuya prescripción se solicita, indicando mes y año de inicio y terminación.
Finalmente, debe incluir como documentación adjunta copia certificada del documento que compruebe el tipo y fecha de notificación del crédito fiscal, así como cuando se interrumpió la prescripción.
Con este formato el IMSS resolverá sobre la procedencia de declarar o no la prescripción de los créditos requeridos.
Obtención de registro patronal para outsourcing
Los patrones persona física pueden obtener ante el IMSS un Registro Patronal cuando prestan servicios de personal o actividades de subcontratación laboral.
Patrones persona física pueden obtener registro patronal por clase si prestan servicios de personal
La Ley del Seguro Social establece la figura del Registro Patronal por Clase para personas físicas que se dediquen a prestar servicios de personal o brindar trabajadores a otras empresas a través de esquemas de insourcing o outsourcing.
Cada empresa o patrón al cual proporcionen trabajadores mediante contratos de prestación de servicios tendrá entonces la calidad de patrón sustituto ante el IMSS, mientras que la persona física con Registro Patronal por Clase fungirá como patrón real.
Requisitos y condiciones para dicho registro
Entre los principales requisitos que debe cumplir y acreditar la persona física interesada en obtener un Registro Patronal por Clase ante el IMSS destacan:
- Acta de nacimiento
- Identificación oficial con fotografía y firma
- Clave Única de Registro de Población (CURP)
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
- Comprobante de domicilio
- Pagar el importe correspondiente por el trámite
Esta persona deberá estar inscrita en el Régimen de Incorporación Fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y presentar el aviso de inscripción respectivo al IMSS.
También se sujetará a una revisión anual de siniestralidad laboral por cada una de las claves de Registro Patronal que obtenga.
Pasos para realizar el trámite de alta patronal e inscripción al Seguro de Riesgos del Trabajo
Para darse de alta como patrón ante el IMSS y quedar inscrito en el Seguro de Riesgos del Trabajo, se deben seguir los siguientes pasos:
Alternativas de cita previa por internet o presencial
Existen dos opciones para agendar una cita y llevar a cabo el trámite:
- Por internet desde el Portal Institucional
- Acudiendo personalmente a la subdelegación que corresponda
En el primer caso se debe ingresar al portal del IMSS y solicitar una cita, seleccionando la opción «Primer registro patronal«.
Ahí se indicará fecha y hora en que el patrón debe acudir a las oficinas de afiliación y vigencia con su documentación.
Datos y formatos requeridos (AM-SRT, AFIL-02)
Para realizar este trámite, el patrón debe llevar lo siguiente:
- Formato AM-SRT
- Formato de afiliación AFIL-02
- Datos generales de la empresa
- Identificación oficial del representante legal
- Poder notarial e identificación de quien realiza el trámite
- Comprobante de domicilio fiscal
Firma física del formato ARP-PF
Como parte del proceso de inscripción al Seguro de Riesgos del Trabajo, se debe firmar físicamente ante el personal del IMSS el Formato ARP, mediante el cual se formaliza la entrega al patrón de información sobre la cobertura de dicho seguro.
Recepción de documentos finales después del registro
Al concluir el trámite de alta patronal el IMSS entrega al patrón los siguientes documentos:
- Número de Registro Patronal
–Carta patronal - Distintivo para uso en centros de trabajo
- Lista de notificaciones por correo electrónico
Éstos le servirán al patrón para cumplir y demostrar sus obligaciones ante el Instituto.
Solicitud e implicaciones del Registro Patronal por Clase (RPC)
El Registro Patronal por Clase se solicita ante el IMSS de forma presencial y se rige por características particulares.
Solo se tramita en subdelegación del domicilio fiscal
Este tipo de registro patronal tiene la particularidad de que solamente puede tramitarse de forma presencial en la subdelegación del IMSS que corresponde al domicilio fiscal de la persona física interesada en obtenerlo.
No puede realizarse por internet ni en cualquier otra subdelegación, aunque haya agendado cita previamente. El trámite deberá efectuarse precisamente en la subdelegación fiscal.
Permite registrar trabajadores a nivel nacional
Una característica distintiva de los Registros Patronales por Clase es que otorgan la facultad a la persona física de inscribir trabajadores que prestarán sus servicios a favor de cualquier empresa o patrón a nivel nacional.
No hay limitación respecto a la ubicación de los centros de trabajo donde se registrarán dichos trabajadores ni de las empresas receptoras de sus servicios.
Revisión anual de siniestralidad por separado
